6 ошибок PR-менеджера при организации мероприятия

Будучи по обе стороны баррикад, играя и за журналистов и оргов, сталкиваюсь с одними и теми же типичными ошибками PR-менеджеров при организации мероприятий. Давайте обозначу 6 проблем и пути их решения. 

1 ошибка — Отсутствие понимания зачем проводим мероприятие

Отсутствие концепта или главной идеи мероприятия сводит все усилия организаторов к нулю. Все несется хаотично, на фристайле и не всегда в позитивном русле.

Исправить легко:

1. Напишите заранее итоговый пресс-релиз, в который останется вставить только фамилии и должности спикеров. Ознакомьте с его содержанием команду.
2. Заготовки речи спикеров должны соотноситься и бить в одну точку, но не повторяться. Просто показывать тему с разных сторон.
3. Заготовка заголовков для печатных СМИ, интернет-изданий, радио, тв, чтобы ребятам не пришлось ломать голову, а организаторам нервничать из-за непредсказуемости ситуации с творческой интеллигенцией.

Например, презентация нового товара — автомобиля. Пресс-релиз содержит имена всех официальных спикеров, их должности и краткое содержание речи. Представитель бренда, директор дилерской сети, селебрити. Один говорит о достоинствах новой модели, второй о цене и комплектации, третий о своих эмоциях и впечатлениях. Каждый из них хотя бы раз в своем выступлении называет бренд, произносит слоган, ключевые фразы, заготовки заголовков и тезисы коммерческого предложения. 

2 ошибка — Плохая локация

Низкие потолки, колонны, плохая акустика, плохое освещение со всем этим не справится даже опытный художник-постановщик. В итоге мало фото, мало видео, плохое настроение операторов и фотографов.

Требования к помещению, где будут работать представители СМИ:

1. Удобная логистика и доступность.
2. Во время проведения мероприятия есть естественное освещение.
3. Есть помещение для записи аудио-интервью, где фоновая музыка не будет мешать работе журналистов.
4. Локация для пресс-подхода хорошо освещена без завалов в цвета.

Например, шаговая доступность от метро, МЦК, БКЛ. Отель с собственной охраной, гардеробом, кафе и ресторанами. Зал с интересным светом и большими окнами. Отдельный пресс-центр. Зона приема-пищи. Сетевые розетки для подключения лэптопов или зарядки телефонов.

3 ошибка — Нет пула журналистов

Провалили аккредитацию, не заинтересовали лично журналистов, не сформировали пул журналистов, работающих по этой теме. Как итог отсутствие публикаций, обсуждений, самих журналистов на мероприятии.

Одна из труднейших задач, которая исправляется регулярным общением с редакторами и журналистами. Основные шаги:

1. Формирование базы СМИ.
2. Аккредитация СМИ с подтверждением участия и согласованием основных тем для освещения.
3. Приглашение и контроль присутствия журналистов.
4. Координация работы
5. Раздача пресс-релизов и доступ к оперативным фото-, видео-банкам.

4 ошибка — Отсутствие питания и воды

Как бы глупо не звучало, но вода и питание напрямую влияют на впечатление от мероприятия. На голодный желудок чаще видится негатив. Также питание влияет на время, которое проведет журналист на мероприятии.

Как решить?

1. Элементарно кулер или электрочайник в пресс-центре, чай или кофе, снэки или кондитерские изделия.
2. Кейтеринг.
3. Фуршет.
4. Вечеринка.

5 ошибка — Отсутствие программы пресс-мероприятий.

Вообще никто не заморачивается. Типа приходите и там все узнаете. О том, что это мероприятие не единственное у журналиста и после его окончания придется еще что-то писать, обрабатывать фото и видео, а порой ехать на другое мероприятие никого не волнует. Программа пресс-мероприятий поможет сориентироваться по времени, не тратить драгоценное время на ноунеймов.

Как исправляется?

1. Пишется медиа-гайд, который рассылается всем аккредитованным журналистам. В нем указывается план пресс-мероприятий: пресс-конференции, пресс-подходы, официальные заявления и пр.
2. Первым ставится самый известный и авторитетный спикер. Именно на нем надо акцентировать, чтобы «затащить» журналистов на ивент.
3. Звезда должен перекинуть мостик на следующих спикеров, чтобы они могли прокомментировать или ответить на актуальные вопросы.

6 ошибка — Отсутствие обратной связи и контроля

Третий этап работы PR-менеджера начинается с завершением мероприятия. Теперь задача мониторинга, оперативного комментирования или внесения корректив важна как никогда. В случае размещения негативного материала — необходимо хотя бы поставить в известность и автора и его руководителя о том, что данный материал получился однобоким и не отвечает главным правилам журналистики.

Как решить?

1. Раздать визитки журналистам с просьбой держать в курсе.
2. Организовать чат или канал по мероприятию.
3. Мониторить выход материала и комментариев.
4. Контроль соцсетей.

Ну и самое главное. Можно прокосить со всеми основными вопросами, но если вы при этом были полезны и дали необходимую для подготовки материалов информацию, то все это спишется. В общем, главное пожелание — оставайтесь людьми.